Hoe haal ik facturen uit het archief
Laatst bijgewerkt
Laatst bijgewerkt
Facturen worden opgeslagen als PDF-bestanden, waarbij per jaar een aparte map wordt aangemaakt. Aangezien dit uiteindelijk tienduizenden bestanden kan omvatten, kan het maken van back-ups traag verlopen en neemt het veel schijfruimte in beslag. Om dit te optimaliseren, comprimeert Koerhuis deze mappen door ze samen te voegen in ZIP-bestanden.
Door compressie wordt de volledige map teruggebracht tot één bestand, waardoor de opslagruimte aanzienlijk wordt verminderd. Ter illustratie: een map met ong 14000 facturen uit 2023 had oorspronkelijk een omvang van 6 GB en is na compressie verkleind tot 3,9 GB.
Koerhuis bewaart de facturen van het huidige jaar en het voorgaande jaar in hun originele vorm, omdat deze regelmatig worden geraadpleegd. Oudere jaren worden gearchiveerd in de map EDI-Archief, die zich in de map Koerhuis bevindt. Hier zijn de ZIP-bestanden van voorgaande jaren terug te vinden (zie Figuur 1).
Om een specifieke factuur uit een ZIP-bestand terug te halen, volg je deze stappen:
Navigeer naar het archief Open de Verkenner en ga naar de map EDI-Archief.
Open het ZIP-bestand Dubbelklik op het gewenste ZIP-bestand om het te openen. Afhankelijk van de bestandsgrootte kan dit enkele ogenblikken duren.
Zoeken naar een factuur In de geopende ZIP-map kan rechtsboven in de zoekbalk worden gezocht op de bestandsnaam. (zie figuur 2)
Bestand kopiëren en uitpakken Zodra de factuur is gevonden, kan deze gekopieerd (rechter muisknop) en geplakt worden naar een tijdelijke map. Het bestand wordt uitgepakt en vervolgens kan het worden geopend of verstuurd worden via e-mail. (zie figuur 3)
Door deze werkwijze wordt de opslag efficiënt beheerd en blijven facturen gemakkelijk toegankelijk.
